Magento 2 – eine Lösung zur Vermeidung von Papier-Krieg

Wer kennt ihn nicht – den allgegenwärtigen Papier-Krieg.
Ein neuer Mitarbeiter kommt in die Abteilung und die Verantwortlichen müssen sich durch Unmengen an Formularen und Anträgen quälen, damit der neue Kollege überhaupt einmal die grundlegende Ausstattung für seinen Arbeitsplatz erhält:

  • PC
  • Monitor
  • Peripherie

Ist das geschafft, müssen noch etwaige Softwarelizenzen und Zugänge beantragt werden, damit „der Neue“ seine Arbeiten pflichtgemäß erfüllen kann.

Wie können wir dem Papier-Krieg effektiv begegnen?

Diese Frage hat auch einen unserer Kunden beschäftigt und daraus ist die Idee entstanden: Wir lösen den Papierkram durch einen internen Onlineshop ab!

Damit lassen sich gleiche mehrere Fliegen mit einer Klatsche erlegen. Einerseits wird der Papier-Krieg wird reduziert – was uns auch unsere Umwelt dankt – und andererseits finden sich sämtliche Anträge gesammelt an einer Stelle – nämlich in Form von Bestellungen im Webshop.

Und so ganz nebenbei wird auch noch ein Bewusstsein geschaffen, dass all die beantragten Dinge dem Unternehmen auch Geld kosten.

Die Lösung im Detail

Konkret wurde für unseren Kunden eine interne Onlineshop-Lösung auf Basis von Magento 2 implementiert. Dieser ist über das Intranet erreichbar und bietet eine breite Produktpalette.

Der Login in den Shop wird zweistufig über die Authentifizierung mittels NTLM der Windows-Domäne und der Autorisierung mittels eines eigenen REST-Services geregelt. Ist der Benutzer also auf seinem PC angemeldet und berechtigt im Shop zu bestellen, ist er direkt bei Aufruf des Shops mit seinen Berechtigungen eingeloggt.

Der Produktkatalog bietet ein breites Spektrum für die gesamten IT-Lösungen des Kunden an:

  • PCs
  • Laptops
  • Monitore
  • Maus / Tastatur
  • Telefone
  • Handys
  • Zugänge
  • Softwarelizenzen

Ein weiterer Vorteil der Shop-Lösung besteht darin, dass z.B. eine Grundausstattung für einen neuen Mitarbeiter als Gesamtpaket angeboten wird und nicht alle Produkte für einen Arbeitsplatz einzeln zusammengekratzt werden müssen. So kommt es auch nicht mehr vor, dass der Kollege ohne Telefon dasitzt, weil dieses im Antrag schlicht vergessen wurde.

Befinden sich nun alle gewünschten Produkte im Warenkorb kann dieser über den Checkout-Prozess bestellt werden. Dieser unterscheidet sich nur dadurch vom Standard-Checkout, dass Zahlungs- und Versand-Schritt übersprungen werden.

Der Checkout-Prozess wurde ein wenig verschlankt.

Wurde die Bestellung erfolgreich abgeschlossen, wird diese von der IT-Abteilung bearbeitet und die Produkte entsprechend zur Verfügung gestellt.

Neben der Vermeidung des Papierkrams wird durch diese Lösung auch – quasi ganz nebenbei – ein Bewusstsein bei den Verantwortungsträgern dafür geschaffen, dass all die beantragten Produkte nicht „vom Himmel fallen“ sondern dem Unternehmen tatsächlich Geld kosten. Das wird dadurch erreicht, dass im Shop die Preise der einzelnen Produkte angezeigt werden – die Verrechnung erfolgt hier im letzten Schritt allerdings nur intern gegen die jeweilige Kostenstelle.

Fazit

Ein Onlineshop als Alternative zu klassischen Antrags-Formularen kann Zeit und Nerven sparen – schließlich ist es uns egal, ob der Drucker die Formulare gerade ausspucken möchte oder nicht.

In jedem Fall aber spart er Papier, schafft Ordnung in unzählige Anträge und eine Kostentransparenz in Richtung der jeweiligen Abteilungen – denn kein Unternehmen hat was zu verschenken.

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